Bhinneka Tunggal Ika

KESESUAIAN CARA KERJA KARYAWAN PERPUSTAKAAN UNEJ DENGAN SOP

Diajukan untuk memenuhi tugas Manajemen Proyek

Dosen Pengampu: Ibu Dr. Selfi Budi H. S.Sos.,M.Si

Oleh

Gita Dewi Purwaningtyas

NIM 160910201060

PRODI ILMU ADMINNISTRASI NEGARA

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS JEMBER

2019

A. SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang berbentuk dokumentasi. mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Menurut Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan para anggota suatu lembaga untuk melaksanakan tugas atau pekerjaannya agar sesuai dengan tujuan organisasi. Setiap instansi memiliki SOPnya masing-masing sesuai kebutuhan dan tujuannya. Adanya SOP sangat berguna untuk menjadi alat agar tujuan organisasi atau instansi tersebut dapat tercapai. Penyusunan SOP bermanfaat untuk pedoman, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi; menghindari adanya tumpah tindih pekerjaan sehingga Jobdesk lebih jelas; serta mendeteksi hambatan pekerjaan.

Dalam prakteknya, SOP sering kali tidak sesuai harapan. Banyaknya faktor internal dan eksternal organisasi sangat mempengaruhi keberhasilan SOP dalam mencapai tujuan organisasi. Berikut adalah beberapa penyebab SOP dalam pelaksanaannya sering kali tidak sesuai; partisipan yang belum siap, tidak berlakunya reward dan punishment, sistem yang belum sempurna, kurangnya pengawasan, cara penyampaian SOP kurang menarik, SOP dibuat dari sudut pandang satu sisi saja.

Dari pengertian, manfaat serta hambatan dalam menjalankan SOP, kita dapat mengetahui bahwa begitu urgent-nya SOP bagi setiap lembaga atau organisasi. Mengingat hal itu, maka pasi setiap instansi memiliki SOP yang berbeda-beda tergantung pada porsi kebutuhan dan tujuan dari lembaga tersebut. Salah satu lembaga yang memiliki SOP adalah UPT Perpustakaan UNEJ yang akan dibahas oleh peneliti. Adapun SOP tersebut sangat menentukan apakah tujuan organisasi tercapai atau tidak karena SOP seperti yang sudah diuraikan dalam paragraf sebelumnya bahwa SOP juga merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi dengan mengatur tata cara sebuat organisasi menjalankan fungsinya dari elemen paling atas sampai elemen paling bawah. Berikut adalah beberapa contoh SOP atau acuan kerja pegawai perpustakaan UNEJ dalam menertibkan pengunjung perpustakaan:

1. Masuk ke Perpustakaan

a. Pemustaka menyerahkan KTP atau SIM yang masih berlaku untuk bisa meminjam kunci loker dan menitipkan barang diloker.

b. Pemustaka dilarang memakai Jaket, sweater, topi, membawamap atau tas, serta membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan.

c. Pemustaka berpakaian bersih dan rapi dengan memakai baju berkerah dan tidak mengenakan sandal jepit.

2. Peminjaman koleksi

a. Jumlah buku yang dapat dipinjam sebanyak 4 eksemplar dengan judul buku yang berbeda selang masa pinjam selama 1 minggu dan dapat diperpanjang.

b. Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) milik sendiri yang sudah diregistrasi dan tidak bisa diwakilkan atau dipinjamkan kepada pihak lain.

c. Tidak memiliki keterlambatan pinjaman koleksi, tanggungan denda dan atau sanksi lainya. Ketentuan Maksimal denda Rp. 10.000,

3. Pelanggaran dan Sanksi‐sanksi.

a. Merusakkan atau menghilangkan buku maka tidak dapat meminjam buku selama satu minggu dan mengganti buku dengan judul buku yang sama.

b. Meminjamkan atau menyalah gunakan kartu identitas maka tidak dapat meminjam buku selama satu minggu.

c. Membawa pulang kunci loker atau menghilangkan kunci loker maka harus mengganti harga kunci loker sesuai dengan harga yang berlaku

d. Terlambat mengembalikan pinjaman buku wajib membayar denda Rp500/hari/koleksi.

e. Belum mengembalikan pinjaman dan ada tanggungan denda maka tidak dapat meminjam buku sebelum mengembalikan pinjaman atau membayar denda.

Selain SOP di atas, para pegawai perpustakaan juga memiliki kewajiban untuk datang tepat waktu dan melaksanakan tugas sesuai posisi atau jabatannya masing-masing. Adapun jam layanan UPT PERPUSTAKAAN UNEJ yaitu hari senin sampai kamis pukul 08.00-20.00, hari jumat 08.00-20.00 dengan jam istirahat yaitu pukul 11.00-13.00, sedangkan pada hari sabtu dan minggu mulai pukul 08.00 sampai dengan pukul 14.30.

B. Pelaksanaan SOP

Pelaksanaan SOP di UPT Perpustakaan UNEJ secara keseluruhan sudah cukup baik. Terutama fasilitas tempat belajar seperti sampoerna corner, halaman perpus, meja baja di lantai 3 dan beberapa tempat menarik lainnya yang sangat cocok dengan kebutuhan dan keinginan mahasiswa sekarang. tempat-tempat menarik itu tak hanya dijadikan tempat belajar tapi juga tempat foto dengan fasilitas yang mendukug hal itu menjadi daya tarik tersendiri bagi penulis dan mahasiswa lain yang berkunjung ke perpustakaan. Disisi lain, saat jam pelayanan perpustakaan dibuka, para pegawai terutama di bagian loker sudah siap di mejanya sebelum jam buka perpustakaan atau jam 8 pagi pegawai loker depan sedah siap namun biasanya mereka menyuruh untuk menunggu beberapa menit karena pegawai yang bertugas di lantai atas belum siap untuk melayani mahasiswa/pengunjung perpustakaan. Selain itu, pegawai yang berada di bagian perpanjang dan pengembalian buku di lantai 2 perpustakaan UNEJ cukup memperhatikan apakah KTM yang digunakan pengunjung untuk meminjam buku adalah KTMnya sendiri atau milik orang lain. Hal itu sangat membantu kedisiplinan mahasiswa di tengah banyaknya tuntutan kebutuhan masing-masing mahasiswa di luar maupun di dalam kampus.

Banyaknya tuntutan kebutuhan mahasiswa membuat pihak perpustakaan sebagai penyedia layanan baca mahasiswa juga terus dituntun untuk sempurna dalam memberikan layanan. Namun, hal itu kenyataannya kebutuhan mahasiswa kurang dipahami dan kendala pegawai lapangan juga kurang direspon baik oleh pihak atasan yang mengatur SOP. Adapun kekurangan yang dirasakan oleh pengunjung perpustakaan dalam layanan fasilitas selain yang telah disebutkan diatas adalah sistem pencarian buku di komputer perpustakaan lantai 2 serta alat pinjam buku yang sering terkendala karena adanya konsleting atau peraikan listrik dan jaringan internet.

Namun dari uraian SOP pegawai perpustakaan tersebut, para karyawan harus lebih disiplin dalam menjalankan tugas sesuai SOP itu untuk menertibkan para pengunjung. Karena yang peneliti temui masih ada pegawai UPT perpustakaan yang tidak melarang pengunjung perpustakaan yang tidak melepas jaket yang dikenakannya. Selain itu ketika di peminjaman buku menggunakan mesin pinjam buku, mahasiswa atau pengunjung dapat meminjam buku walaupun ia tidak menggunakan KTM pribadinya atau pinjam KTM orang lain. Hal demikian dapat terjadi karena pegawai tidak mengawasi secara langsung apakah pengunjung tersebut memang menggunakan KTMnya (sebagai alat pinjam) sendiri atau tidak berbeda dengan pegawai yang bertugas dibagian perpanjang dan pengembalian buku di luar area pintu masuk dan keluar peminjaman buku di lantai 2 yang berada tepat di pintu masuk awal saat memasuki buku di lantai 2.

C. Lampiran